Werk een complexe aanvraag eerst helder uit
Vertrek van de informatie die de klant al doorgaf, pas de afspraken en prijs aan en stuur een duidelijk voorstel. Na akkoord stroomt dezelfde aanvraag door naar je gewone boekingsopvolging.
Behandel niet iedere aanvraag meteen als een boeking
Sommige aanvragen passen netjes binnen je standaardaanbod. De klant kiest een beschikbaar moment, vult de groepsgegevens in en je team kan de boeking verder controleren.
Andere vragen hebben eerst meer afstemming nodig. Een organisatie wil misschien meerdere groepen combineren, een programma aanpassen of een prijs laten uitwerken voordat ze beslist.
Voor zulke rondleidingen of activiteiten kan je per aanbod instellen dat de online flow eerst een aanvraag voor een voorstel oplevert.
De informatie die de klant al heeft ingevuld, blijft behouden. Je team hoeft de datum, groepen, talen en contactgegevens dus niet opnieuw uit een e-mail of formulier over te nemen.
Werk de aanvraag verder uit voordat je ze verstuurt
Na ontvangst kan je team controleren of de gevraagde rondleiding haalbaar is en de afspraken verder aanvullen.
Je kan onder meer de groepsindeling, praktische gegevens en financiële afspraken aanpassen. Daarna bekijk je het voorstel zoals de klant het zal ontvangen, met de relevante activiteit, groepen, contactgegevens en prijs.
Zo kan je eerst nagaan of alles duidelijk en correct is voordat je de klant om een beslissing vraagt.
Kies tussen automatische verzending en controle vooraf
Voorstellen uit een online aanvraag kunnen automatisch worden verstuurd wanneer dat voor je werking past.
Wil je iedere aanvraag eerst bekijken, dan laat je het voorstel door een medewerker controleren en handmatig verzenden.
Je hoeft dus niet voor alle rondleidingen dezelfde werkwijze te gebruiken. Een eenvoudige aanvraag kan sneller doorstromen, terwijl een complex dossier eerst de nodige aandacht krijgt.
Bekijk hoe een aanvraag een boeking wordt
We doorlopen de volledige flow met een aanvraag uit je eigen aanbod.
Zie welke voorstellen nog een antwoord nodig hebben
In het voorstellenoverzicht zie je welke dossiers nog openstaan, wanneer ze naar de klant zijn verstuurd en welk bedrag werd voorgesteld.
Daardoor hoeft je team niet in verzonden e-mails te zoeken om te achterhalen welke klant nog moet reageren.
Blijft een antwoord uit, dan kan een medewerker handmatig een herinnering versturen. Daarvoor kan een afzonderlijke e-mailtemplate worden gebruikt, zodat de opvolging herkenbaar blijft zonder ieder bericht opnieuw te schrijven.
De reactie van de klant en het automatisch verlopen van een voorstel verschijnen ook in het overzicht met meldingen en recente activiteit.
Laat onbeantwoorde voorstellen niet onbeperkt openstaan
Je kan instellen na hoeveel tijd een voorstel automatisch verloopt wanneer de klant niet reageert.
Zo blijven oude aanvragen niet eindeloos als mogelijke opdracht in je planning staan. Je team krijgt een melding wanneer een voorstel verloopt en kan beslissen of verdere opvolging nog zinvol is.
Vanaf de aanmaak houdt een voorstel de bijbehorende capaciteit vrij. Wanneer de klant het voorstel weigert of het automatisch verloopt, komt die ruimte opnieuw beschikbaar.
Laat een klantakkoord doorstromen naar je boekingsopvolging
Accepteert de klant het voorstel, dan maakt Eguide onmiddellijk een boeking aan met de status Te valideren.
De informatie uit het voorstel blijft behouden. Je team hoeft dus geen nieuw dossier op te bouwen of de gemaakte afspraken opnieuw over te nemen.
Het klantakkoord betekent nog niet dat de boeking operationeel is bevestigd. Een medewerker controleert ze eerst en valideert ze daarna vanuit dezelfde werkplek waarin de groepen, planning en financiële opvolging samenkomen.
Bepaal zelf wanneer de klant betaalt
De acceptatie van een voorstel en de betaling hoeven niet op hetzelfde moment te gebeuren.
Je kan de klant na zijn akkoord meteen laten betalen of later handmatig een betaallink sturen. De boeking ontstaat in beide gevallen met de status Te valideren.
Zo behoud je controle over de afzonderlijke commerciële, betaal- en boekingsstatussen.
De ontvangen betaling en het eventuele openstaande saldo kan je daarna afzonderlijk binnen de boeking opvolgen.
Veelgestelde vragen over voorstellen
Praktische antwoorden over offerteaanvragen.
Ja. Je bepaalt per rondleiding of activiteit of een online aanvraag meteen een boeking oplevert of eerst als voorstel wordt behandeld.
Zo kan je voor standaardaanbod een kortere flow gebruiken en complexere aanvragen eerst controleren.
Ja. Een voorstel dat uit een online aanvraag ontstaat, kan automatisch worden verzonden wanneer dat is ingesteld.
Je kan er ook voor kiezen om iedere aanvraag eerst door een medewerker te laten controleren en het voorstel daarna handmatig te versturen.
Ja. Een medewerker kan handmatig een herinnering versturen voor een voorstel waarop nog geen antwoord kwam.
Daarvoor kan een afzonderlijke e-mailtemplate worden gebruikt.
Eguide maakt onmiddellijk een boeking aan met de status Te valideren.
De acceptatie is het klantakkoord, maar de operationele bevestiging volgt pas nadat een medewerker de boeking heeft gecontroleerd en gevalideerd.
Nee. De klant kan meteen betalen of later een handmatig verstuurde betaallink ontvangen.
Je organisatie bepaalt wanneer de betaling wordt gevraagd. Die keuze verandert niets aan de aparte operationele validatie van de boeking.
Bij een weigering wordt geregistreerd dat de klant het voorstel niet heeft aanvaard. Een onbeantwoord voorstel kan na de ingestelde termijn automatisch verlopen.
In beide gevallen ontstaat er geen boeking en komt de gereserveerde capaciteit opnieuw beschikbaar.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe voorstellen binnen jouw verkoopproces kunnen worden gebruikt.