Zie meteen wat al bevestigd is — en wat nog niet
Volg klantakkoord, betaling, operationele validatie en gidsentoewijzing afzonderlijk. Zo weet je team welke stappen afgerond zijn en waar nog een beslissing of actie nodig is.
Betaald betekent niet automatisch bevestigd
Een klant rondt de online betaling af. Het bedrag is ontvangen en de boeking staat in Eguide.
Toch moet je team misschien nog controleren of de datum, groepsindeling, locaties en praktische afspraken uitvoerbaar zijn. Ook de juiste gidsen moeten mogelijk nog worden gezocht.
Wanneer betaling en bevestiging als één moment worden behandeld, lijkt de boeking voor de klant al definitief terwijl je organisatie de uitvoering nog niet heeft gecontroleerd.
Eguide houdt die stappen daarom uit elkaar. Na een geslaagde online betaling krijgt de boeking de status Te valideren. De betaling is geregistreerd, maar een medewerker beslist nog bewust wanneer de afspraak operationeel kan worden bevestigd.
Zo blijft duidelijk wat iedere status betekent: de betaalstatus zegt iets over het bedrag, de boekingsstatus over de operationele goedkeuring en de gidsstatus over de bezetting van de groepen.
Maak van validatie een bewust beslismoment
Validatie is het moment waarop je team bevestigt dat een boeking volgens de dagelijkse werking kan doorgaan.
Een medewerker controleert de informatie die voor de uitvoering van belang is en valideert de boeking zodra alles voldoende is nagekeken. Pas daarna wordt de definitieve boekingsbevestiging naar de klant verstuurd.
Je team kan alle betrokken informatie bekijken vanuit [het volledige boekingsdossier waarin klantgegevens, groepen, planning en financiële opvolging samenkomen.
Bevestig de ontvangst zonder te vroeg iets te beloven
Een klant hoeft intussen niet in onzekerheid te blijven. Na een online aanvraag of betaling ontvangt hij eerst een bericht dat alles goed is aangekomen.
Die ontvangst- of betalingsbevestiging is nog niet hetzelfde als de definitieve boekingsbevestiging. Ze vertelt de klant dat de aanvraag wordt verwerkt, zonder vooruit te lopen op een operationele controle die nog moet gebeuren.
Zo hebben beide communicatiemomenten een heldere betekenis: eerst bevestig je de ontvangst, daarna bevestig je dat de boeking daadwerkelijk kan doorgaan.
Bekijk hoe iedere status haar eigen betekenis houdt
We volgen één boeking van klantakkoord tot bevestigde uitvoering.
Hou de gidsenplanning los van de klantafspraak
De planning van gidsen verloopt niet altijd op hetzelfde tempo als de rest van de boeking.
Je kan een boeking valideren terwijl één of meer gidsaanvragen nog openstaan. Omgekeerd valideert een gids de boeking niet door een opdracht te accepteren.
Dat onderscheid voorkomt dat één reactie de betekenis van het hele dossier verandert. De klantafspraak kan operationeel zijn goedgekeurd, terwijl je team nog bezig is met de definitieve bezetting van de groepen.
Voor de verdere planning kan je gidsaanvragen versturen, reacties opvolgen en bij een weigering een vervanger zoeken.
Vervang een gids zonder de boeking terug te draaien
Weigert een gids nadat de boeking al is gevalideerd, dan blijft de afspraak met de klant bestaan. Alleen de gidsentoewijzing vraagt opnieuw aandacht.
Je hoeft de boeking dus niet te annuleren of opnieuw op te bouwen omdat één onderdeel van de planning verandert.
De afzonderlijke statussen tonen precies waar het probleem zit: niet bij het klantakkoord of de operationele goedkeuring, maar bij de nog openstaande gidsenplanning.
Zet een boeking opnieuw open wanneer de afspraak verandert
Ook een gevalideerde boeking kan later nog wezenlijk wijzigen. De klant voegt bijvoorbeeld een extra groep toe, kiest een ander tijdstip of wil op een nieuwe locatie starten.
In zo’n situatie kan een bevoegde medewerker de boeking rechtstreeks terugzetten naar Te valideren. Ze hoeft daarvoor niet eerst te worden geannuleerd of als een nieuw dossier te worden aangemaakt.
De boeking blijft bestaan, maar je team krijgt opnieuw het duidelijke signaal dat de gewijzigde afspraak moet worden gecontroleerd.
De betaalstatus blijft daarbij haar eigen betekenis behouden. Een ontvangen bedrag verdwijnt niet omdat de operationele afspraken opnieuw worden bekeken. Je kan de betaling en het eventuele openstaande saldo afzonderlijk blijven opvolgen.
Laat iedere collega de juiste vervolgvraag stellen
Doordat de verschillende fases niet in één algemene status worden samengevoegd, ziet iedere collega wat voor zijn of haar werk relevant is.
Sales kan nagaan of de klant een voorstel heeft aanvaard. Operatie ziet of de boeking al is gecontroleerd. Planning ziet of alle gidsen bevestigd zijn. Financiën ziet of het bedrag ontvangen of nog openstaand is.
Een aanvaard voorstel stroomt daarbij wel door naar een boeking, maar die boeking krijgt opnieuw de status Te valideren. Meer daarover lees je bij het uitwerken en opvolgen van voorstellen voordat ze een boeking worden.
Zo werkt iedereen vanuit hetzelfde dossier, zonder dat één gebeurtenis de rest van de opvolging verkeerd voorstelt.
Veelgestelde vragen over boekingsstatussen en validatie
Praktische antwoorden over je opvolging.
Nee. Na een geslaagde online betaling wordt een boeking voor een privérondleiding aangemaakt met de status Te valideren.
Een medewerker controleert de praktische afspraken en valideert de boeking voordat de definitieve boekingsbevestiging wordt verstuurd.
Ja. De operationele validatie en gidsenplanning worden afzonderlijk opgevolgd.
Een boeking kan dus al gevalideerd zijn terwijl één of meer gidsaanvragen nog openstaan.
Nee. De acceptatie verandert alleen de status van de gidsentoewijzing.
De boeking zelf wordt afzonderlijk door een bevoegde medewerker gevalideerd.
De boeking blijft gevalideerd. De afspraak met de klant hoeft niet opnieuw te worden bevestigd.
Alleen de gidsentoewijzing moet opnieuw worden ingevuld, bijvoorbeeld door een andere geschikte gids aan te schrijven.
Ja. Wanneer gewijzigde afspraken opnieuw een operationele controle vragen, kan een bevoegde medewerker de boeking rechtstreeks terugzetten naar Te valideren.
De boeking hoeft daarvoor niet eerst te worden geannuleerd.
Nee. Wanneer een klant een voorstel aanvaardt, ontstaat een boeking met de status Te valideren.
Het klantakkoord, de eventuele betaling en de operationele validatie blijven afzonderlijke stappen.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je bevestiging en validatie binnen jouw werking kunt organiseren.