Hou iedere boeking overzichtelijk van aanvraag tot uitvoering
Zoek snel de juiste boeking en open alle bijbehorende informatie vanuit één dossier. Zo werkt je team verder zonder klantgegevens, groepsafspraken, gidsen en financiële opvolging op verschillende plaatsen bijeen te zoeken.
Vind snel de boeking die je nodig hebt
Wanneer het aantal boekingen groeit, volstaat een eenvoudige lijst niet meer. Je team moet snel kunnen terugvinden welke klant heeft geboekt, wanneer de rondleiding plaatsvindt en welke dossiers nog aandacht vragen.
In het boekingenoverzicht zie je toekomstige en afgelopen boekingen afzonderlijk. Zo blijft de komende werkvoorraad los van dossiers die al zijn uitgevoerd.
Je kan zoeken op herkenbare gegevens en het overzicht verfijnen op onder meer datum, klant, rondleiding, gids, taal en betalingsstatus. Ook boekingen met openstaande taken of een specifieke herkomst kan je gericht terugvinden.
Zo hoef je niet door een lange lijst te bladeren wanneer een klant belt of een collega een dossier wil overnemen.
Open alle informatie vanuit hetzelfde dossier
Een boeking bestaat uit meer dan een datum en een klantnaam. Je hebt ook de groepsindeling, locaties, gidsen, prijsafspraken, opmerkingen en financiële opvolging nodig.
In het boekingsdossier blijft die informatie samen. Je ziet wat de klant heeft aangevraagd, hoe de groepen zijn samengesteld en welke gidsen aan de uitvoering zijn gekoppeld.
Van daaruit kan je ook de bijbehorende opmerkingen, facturen en betalingen bekijken. Daardoor hoeft een medewerker niet eerst meerdere overzichten te openen om te begrijpen wat er al gebeurd is en wat nog moet volgen.
Ga rechtstreeks naar gekoppelde informatie
Referenties naar onder meer klanten, rondleidingen, gidsen en facturen openen het bijbehorende dossier.
Je kan dus vanuit een boeking verdergaan naar de klantgegevens of een factuur en daarna opnieuw terugkeren naar de operationele context. De samenhang blijft zichtbaar zonder dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen moet worden gekopieerd.
De verschillende fases van een boeking worden daarbij afzonderlijk opgevolgd. Zo kan je zien of de boeking al is gevalideerd, betaald en van gidsen voorzien.
Bekijk hoe één boeking je volledige opvolging samenbrengt
We doorlopen samen één volledig boekingsdossier.
Pas de concrete boeking aan wanneer afspraken veranderen
Ook na de aanvraag kan er nog veel wijzigen. Het aantal deelnemers verandert, een groep krijgt een andere taal of de klant wil op een andere locatie starten.
Je past die gegevens aan binnen de boeking zelf. De standaardinstellingen van de rondleiding blijven behouden voor toekomstige klanten.
Bestaat de aanvraag uit meerdere groepen, dan kan je per groep de deelnemers, taal, locaties en gidsbehoefte afzonderlijk beheren.
Ook na validatie of facturatie blijft een boeking aanpasbaar. Eguide herschrijft een bestaande factuur daarbij niet stilzwijgend. Wanneer een financiële correctie nodig is, verwerk je die via een aanvullende factuur of creditnota.
Hou operationele en financiële wijzigingen bij elkaar
Wanneer groepen, deelnemers of orderregels veranderen, wordt de actuele financiële samenvatting opnieuw berekend.
Je ziet daardoor binnen hetzelfde dossier welk bedrag geldt, wat al is betaald en welk saldo nog openstaat. Voor de verdere verwerking kan je online betalingen en handmatig geregistreerde overschrijvingen vanuit dezelfde boeking opvolgen.
Ga vanuit het dossier meteen verder met de juiste actie
Een boekingsdossier is geen statisch archief. Het is de plaats vanwaar je team de verdere opvolging uitvoert.
Afhankelijk van de situatie kan een bevoegde medewerker de gegevens aanpassen, de status wijzigen, een e-mail versturen of een boekingsoverzicht afdrukken.
Vanuit de financiële gegevens kan je zelf bepalen welke orderregels je factureert en wanneer de factuur wordt verstuurd.
Voor de praktische planning kan je de boeking openen vanuit een dag-, week- of maandweergave van je komende werking.
Zo vertrekt iedere vervolgstap vanuit de actuele informatie in het dossier en hoeft je team minder gegevens opnieuw over te nemen.
Bewaar bruikbare historiek zonder een volledige auditlog te beloven
Opmerkingen, verzonden communicatie, gidsreacties en financiële registraties bewaren hun eigen historiek.
Eguide bevat momenteel geen volledige auditlog die iedere wijziging aan ieder veld registreert. De beschikbare historiek helpt je wel om relevante communicatie en operationele beslissingen terug te vinden.
Veelgestelde vragen over boekingen beheren
Praktische antwoorden over je boekingsdossiers.
Het overzicht toont per boeking onder meer de referentie, klant, rondleiding, datum, deelnemers, groepen, gidsen, status en financiële informatie.
Vanuit iedere regel open je het volledige dossier voor verdere opvolging.
Je kan zoeken en filteren op onder meer datum, klant, rondleiding, gids, taal, betalingsstatus en aanwezige taken.
Toekomstige en afgelopen boekingen worden bovendien afzonderlijk weergegeven, zodat je de actuele werkvoorraad sneller kunt beoordelen.
Het dossier brengt de boekingsgegevens, groepsindeling, klantinformatie, gidsen, opmerkingen, facturen en betalingen samen.
Afhankelijk van de boeking zijn ook een voorstelweergave en een formulier met deelnemersgegevens beschikbaar.
Ja. Deelnemers, groepen, tijdstip, locaties, gidsen en financiële orderregels kunnen ook na validatie worden aangepast.
Wanneer er al een factuur bestaat, wordt die niet automatisch gewijzigd. Een financieel verschil verwerk je afzonderlijk.
Ja. Bevoegde medewerkers kunnen vanuit het boekingsdossier onder meer een e-mail versturen, de status aanpassen, de boeking bewerken en een overzicht afdrukken.
Welke acties beschikbaar zijn, hangt af van de rechten van de gebruiker en de fase van het dossier.
Nee. Er is geen volledige auditlog die automatisch iedere wijziging aan ieder veld vastlegt.
Relevante historiek blijft wel beschikbaar via onder meer opmerkingen, communicatie, gidsreacties, facturen en betalingsregistraties.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je team boekingen binnen Eguide kan opvolgen.