Maak online boeken eenvoudig voor je klanten
Klanten kiezen zelf een beschikbaar moment, stellen hun groep samen en vullen de nodige gegevens in. Je ontvangt een volledige aanvraag waarmee je team meteen verder kan.
Ontvang meteen een volledige aanvraag
Een aanvraag via e-mail bevat zelden direct alle informatie die je nodig hebt. De klant stelt een datum voor, maar vermeldt misschien niet op welk uur hij wil starten, hoeveel groepen er nodig zijn of in welke taal de rondleiding moet plaatsvinden.
Daarna volgen meerdere berichten voordat je de aanvraag goed kunt beoordelen.
In Eguide doorloopt de klant zelf de verschillende keuzes. Hij selecteert een rondleiding of activiteit en ziet dankzij je ingestelde planning en capaciteit alleen de datums en tijdstippen die je daadwerkelijk aanbiedt.
Vervolgens vult hij de groepsindeling, contactgegevens en eventuele bijzondere wensen in. Zo ontvangt je team geen losse vraag, maar een aanvraag waarmee het meteen verder kan.
Laat klanten hun groep zelf samenstellen
Niet iedere boeking bestaat uit één groep. Een organisatie kan bijvoorbeeld een rondleiding aanvragen voor zestig deelnemers, verdeeld over verschillende talen.
De klant kan binnen dezelfde aanvraag meerdere groepen toevoegen. Per groep geeft hij het aantal deelnemers en de gewenste taal door. Ook beschikbare extra’s en praktische opmerkingen kunnen meteen worden toegevoegd.
Terwijl de klant zijn keuzes aanpast, wordt ook het bedrag opnieuw berekend. Zo ziet hij vóór het verzenden wat de gekozen groepsindeling en extra’s betekenen voor de prijs.
Welke prijs wordt gebruikt, bepaal je vooraf door de passende prijsformule, seizoensprijzen en extra’s in te stellen.
Laat de klant alles nog één keer controleren
Voor de aanvraag wordt verzonden, krijgt de klant een duidelijk overzicht van zijn keuzes. De datum, het tijdstip, de groepen, talen, extra’s en contactgegevens staan er samen.
Moet er nog iets veranderen, dan kan hij terugkeren naar een eerdere stap zonder opnieuw te beginnen.
Dat verkleint de kans op ontbrekende of verkeerd overgenomen informatie en bespaart je team onnodig correctiewerk.
Bekijk hoe jouw klanten online boeken
We doorlopen het boekingsproces met een activiteit uit je eigen aanbod.
Kies hoe een online aanvraag wordt afgerond
Niet iedere rondleiding of activiteit hoeft op dezelfde manier te worden verkocht.
Voor een eenvoudig aanbod kan de klant rechtstreeks een boekingsaanvraag indienen. Vraagt een opdracht meer afstemming, dan kan je hem eerst een voorstel op maat laten aanvragen.
Je kan ook online betaling activeren. De klant wordt dan doorgestuurd naar Mollie, waar hij een betaalmethode kiest en zijn betaalgegevens invult. Daarna ontvangt Eguide de status van de betaling.
Je bepaalt dit per rondleiding of activiteit. Zo kan een standaard privérondleiding anders worden verwerkt dan een complexe aanvraag voor meerdere groepen.
Behoud de controle over iedere aanvraag
Online aangevraagd betekent niet automatisch definitief bevestigd. Een aanvraag voor een privérondleiding komt eerst bij je team terecht om te worden gecontroleerd.
Een medewerker gaat na of de planning haalbaar is en of er een geschikte gids beschikbaar is. Pas daarna wordt de definitieve bevestiging verstuurd.
Dat geldt ook wanneer de klant al online heeft betaald. De betaling kan voltooid zijn terwijl de boeking operationeel nog moet worden gevalideerd.
Zo laat je klanten zelfstandig boeken, zonder dat je organisatie de controle over de uitvoering verliest.
Laat klanten starten vanaf je website of campagne
Je kan het online boekingsproces openen vanaf je eigen website, een campagnepagina of een link die je rechtstreeks met een klant deelt.
Alle aanvragen komen in dezelfde Eguide-omgeving terecht. Je team hoeft dus geen aparte formulieren, mailboxen of systemen op te volgen.
Afhankelijk van je website kan je een rechtstreekse boekingslink of een ingebouwde widget gebruiken.
Veelgestelde vragen over online boeken
Praktische antwoorden over online boeken.
De klant kiest een datum en startuur en geeft het aantal groepen, het aantal deelnemers en de gewenste taal per groep door.
Afhankelijk van de rondleiding of activiteit kan hij ook extra’s, bijzondere wensen, contactgegevens en facturatiegegevens invullen. Voor het verzenden krijgt hij een overzicht van alle gemaakte keuzes.
Ja. Binnen één aanvraag kan de klant meerdere groepen toevoegen en per groep het aantal deelnemers en de gewenste taal vastleggen.
Na ontvangst kan je team de groepen verder plannen en aan de juiste gidsen koppelen. De volledige aanvraag blijft ondertussen één boeking.
Ja. Je bepaalt per rondleiding of activiteit of de klant rechtstreeks een boekingsaanvraag indient of eerst een voorstel aanvraagt.
Een aanvaard voorstel wordt daarna omgezet in een boeking die nog door je team moet worden gecontroleerd.
Ja, wanneer online betaling voor de rondleiding of activiteit is geactiveerd.
De klant betaalt via Mollie. Hij kiest en gebruikt zijn betaalmethode binnen de beveiligde betaalomgeving van Mollie, waarna Eguide de betaalstatus ontvangt.
Nee. Een online aanvraag wordt eerst door een medewerker gecontroleerd voordat de definitieve boekingsbevestiging wordt verstuurd.
Dat blijft ook zo wanneer de klant al heeft betaald. De publieke beschikbaarheid controleert namelijk niet automatisch of er een geschikte gids vrij is.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe online boeken binnen jouw werking past.