Schrijf je vaste e-mails één keer goed

Stop met dezelfde berichten telkens opnieuw te schrijven

Een nieuwe aanvraag bevestigen. Een klant praktische informatie sturen. Een gids vragen om een groep te begeleiden. Een voorstel opnieuw onder de aandacht brengen.

Veel berichten keren dagelijks of wekelijks terug.

Wanneer iedere medewerker daarvoor een oude e-mail kopieert, ontstaan al snel verschillen. De ene collega geeft meer informatie dan de andere. Een datum wordt niet aangepast of de naam van een vorige klant blijft per ongeluk staan.

Met herbruikbare e-mailtemplates schrijf je zulke berichten één keer goed.

Je bepaalt welke informatie altijd moet worden meegegeven en zorgt dat iedereen vanuit dezelfde duidelijke basis communiceert.

Laat de juiste gegevens vanzelf in het bericht verschijnen

De structuur van een bevestiging blijft meestal dezelfde, maar de inhoud verschilt per boeking.

De naam van de klant, de datum, de gekozen rondleiding, de taal en de ontmoetingsplaats veranderen telkens.

Eguide haalt die informatie uit het betrokken dossier en zet ze op de juiste plaats in het bericht. Je medewerker hoeft ze dus niet handmatig uit verschillende schermen over te nemen.

Zo wordt een herbruikbare tekst toch een persoonlijk en concreet bericht.

Geef praktische informatie mee zonder extra opzoekwerk

Ook gegevens zoals het adres van de locatie, een beschrijving van de ontmoetingsplaats of een relevante opmerking kunnen waar ondersteund in een bericht worden gebruikt.

De informatie blijft daardoor afkomstig uit dezelfde boeking die je team al beheert.

Wijzigt de ontmoetingsplaats, dan hoef je niet ook nog verschillende losse voorbeeldmails bij te werken. Het uiteindelijke bericht gebruikt de actuele informatie uit de boeking.

Zorg dat iedere klant dezelfde heldere uitleg krijgt

Goede klantcommunicatie mag niet afhangen van wie die dag de mailbox beheert.

In een template kan je vooraf bepalen hoe je een klant aanspreekt, welke praktische informatie je geeft en welke volgende stap je verwacht.

Zo vergeet de ene collega niet om de ontmoetingsplaats te vermelden terwijl een andere een volledig ander verhaal stuurt.

Nieuwe medewerkers hoeven bovendien niet eerst tientallen oude mails te bestuderen. De belangrijkste boodschappen staan al klaar in de stijl van je organisatie.

Gebruik een herkenbare toon

Een template hoeft niet afstandelijk of onpersoonlijk te klinken.

Je schrijft de tekst zelf en kiest dus hoe formeel, vriendelijk of praktisch je wilt communiceren. Je kan duidelijke tussenkoppen, nadruk en links gebruiken om het bericht makkelijk leesbaar te maken.

De automatisch ingevulde gegevens nemen alleen het repetitieve werk over. De woorden en toon blijven van jouw organisatie.

Schrijf ieder bericht in de taal van de ontvanger

Een goede Nederlandstalige mail is niet automatisch een goede Franse of Engelse mail.

Daarom kan je per communicatietaal een eigen versie van het bericht voorbereiden. Je hoeft niet tijdens iedere boeking opnieuw een vertaling te maken.

De taalvoorkeur van de klant of contactpersoon helpt bepalen welke versie wordt gebruikt. Zo blijft de communicatie consequent vanaf de eerste aanvraag tot de verdere opvolging.

Hoe talen doorheen je aanbod en werking worden gebruikt, lees je bij het beheren van één aanbod in verschillende klanttalen.

Pas de inhoud aan, niet alleen de vertaling

Verschillende taalversies hoeven geen stijve woord-voor-woordvertalingen te zijn.

Je kan iedere versie natuurlijk formuleren en rekening houden met de manier waarop je klanten in die taal gewoonlijk aanspreekt.

Zo blijft de boodschap herkenbaar voor je organisatie én aangenaam voor de ontvanger.

Gebruik het juiste bericht vanuit het juiste dossier

Een template krijgt pas waarde wanneer je team ze gemakkelijk kan gebruiken tijdens het dagelijkse werk.

Vanuit een boeking kan dispatch de relevante persoon contacteren zonder eerst een los e-mailprogramma te openen en alle gegevens opnieuw te verzamelen.

Ook voorstellen en andere ondersteunde communicatiemomenten kunnen hun eigen voorbereide tekst hebben. Meer over de commerciële opvolging daarvan lees je bij voorstellen die klanten kunnen aanvaarden of weigeren.

Vind later terug wat werd verstuurd

Een verstuurde e-mail verdwijnt niet alleen in de persoonlijke mailbox van de medewerker.

De ondersteunde communicatie blijft bij het betrokken dossier terugvindbaar. Zo kan een collega later controleren welk bericht naar de klant werd gestuurd en wanneer dat gebeurde.

Hoe die communicatie samen met gedeelde opmerkingen wordt bijgehouden, lees je bij de historiek van opmerkingen en verzonden berichten.

Hou de tekst en het verzendmoment uit elkaar

Een e-mailtemplate bepaalt wat je wilt zeggen.

Of het bericht handmatig wordt verstuurd of automatisch volgt na een bepaalde gebeurtenis, is een afzonderlijke keuze.

Daardoor kan je eerst zorgen dat iedere boodschap inhoudelijk klopt en vervolgens bepalen welke communicatie je team zelf verstuurt en welke op een vast moment mag vertrekken.

De automatische bevestigingen, herinneringen en gerichte berichten worden verder uitgewerkt bij het automatiseren van terugkerende verzendmomenten.

Eguide is daarbij gericht op communicatie rond je dagelijkse werking. Het vervangt geen volledig systeem voor nieuwsbrieven, marketingcampagnes of langdurige verkooptrajecten.