Stuur het juiste bericht op het juiste moment

Hou klanten automatisch op de hoogte

Na een online aanvraag verwacht een klant snel bevestiging dat alles goed werd ontvangen.

Ook na een betaling, definitieve bevestiging of annulering wil hij weten waar hij aan toe is. Wanneer je team ieder bericht handmatig moet versturen, kan een drukke dag al voldoende zijn om iets te vergeten.

Eguide kan op zulke vaste momenten automatisch een passende e-mail sturen.

De klant krijgt daardoor sneller duidelijkheid, terwijl je team zich kan concentreren op de boekingen die werkelijk persoonlijke aandacht nodig hebben.

Herinner klanten vóór de rondleiding

Een boeking werd maanden geleden gemaakt. Tegen de datum nadert, moet de klant opnieuw weten waar de groep wordt verwacht en wanneer de activiteit begint.

Je kan daarom vooraf een herinnering laten versturen.

Daarin geef je de praktische informatie mee die de klant nodig heeft om goed voorbereid te vertrekken. Zo verklein je de kans op vragen op het laatste moment, verwarring over de ontmoetingsplaats of een groep die te laat aankomt.

De herinnering vertrekt alleen voor boekingen die klaar zijn om uitgevoerd te worden. Een aanvraag die je team nog moet controleren, wordt niet behandeld alsof alles al definitief vastligt.

Geef duidelijke informatie mee

Een herinnering kan verder gaan dan alleen de datum en het uur.

Ook de naam van de rondleiding, de afgesproken locatie en andere voorbereidende informatie kunnen in het bericht worden opgenomen.

Wanneer een locatie correct werd vastgelegd, kan de klant vanuit de e-mail bovendien makkelijker de weg ernaartoe openen.

Volg een openstaand voorstel op zonder opnieuw te beginnen

Niet iedere klant reageert meteen op een voorstel.

Misschien wil hij eerst overleggen met collega’s of is de e-mail tussen andere berichten verdwenen. Dat betekent niet automatisch dat de aanvraag niet langer interessant is.

Vanuit het voorstel kan je daarom een voorbereide herinnering sturen.

Je hoeft geen nieuwe mail te schrijven of alle gegevens opnieuw te verzamelen. De klant ontvangt een duidelijke opvolging en kan terugkeren naar het voorstel dat al klaarstaat.

Het voorstel blijft daarbij gewoon open. Een herinnering verandert niet op zichzelf de keuze of de verdere behandeling van de aanvraag.

Hoe klanten een voorstel bekijken en aanvaarden, lees je bij voorstellen die kunnen doorstromen naar een boeking.

Kies wanneer een voorstel meteen mag vertrekken

Bij online aanvragen kan je bepalen of een voorstel onmiddellijk naar de klant mag worden gestuurd of eerst door een medewerker wordt nagekeken.

Voor eenvoudig en voorspelbaar aanbod kan een snelle verzending waardevol zijn. Bij complexere aanvragen behoudt je team eerst de ruimte om prijzen of praktische afspraken te controleren.

Zo automatiseer je waar dat helpt, zonder de controle los te laten waar een persoonlijke beoordeling nodig blijft.

Bereik alle deelnemers wanneer er iets verandert

Bij een ticketevent kan één wijziging gevolgen hebben voor tientallen deelnemers.

De startplaats verandert, het uur wordt aangepast of je wilt iedereen vlak voor het event nog een praktische mededeling sturen.

Vanuit het event kan je alle geregistreerde deelnemers in één keer contacteren. Je hoeft de adressen niet afzonderlijk te verzamelen of buiten Eguide een nieuwe verzendlijst op te bouwen.

Zo bereikt dezelfde boodschap iedereen die voor dat moment geregistreerd staat.

Hoe deelnemers en ticketcapaciteit worden beheerd, lees je bij het verkopen van tickets en opvolgen van deelnemers.

Hou achteraf zicht op wat werd verstuurd

Een bericht aan klanten of deelnemers mag niet alleen in de persoonlijke mailbox van één medewerker blijven staan.

Ondersteunde verzonden e-mails worden bij de relevante context bewaard. Zo kan een collega later controleren wat werd verstuurd en wanneer dat gebeurde.

Ook reacties op voorstellen en andere belangrijke gebeurtenissen kunnen zichtbaar worden in het overzicht met recente operationele meldingen.

Bepaal vooraf wat je wilt zeggen

Automatisering werkt pas goed wanneer de boodschap zelf duidelijk is.

Je organisatie bepaalt daarom vooraf de tekst, toon en beschikbare taalversies van de terugkerende berichten. Namen, data en andere gegevens uit de betrokken boeking maken ieder bericht vervolgens concreet.

Hoe je die basisberichten voorbereidt, lees je bij de herbruikbare e-mailtemplates voor je dagelijkse communicatie.

Zo blijft automatisering herkenbaar als communicatie van je eigen organisatie, in plaats van als een algemeen systeembericht.

Automatiseer alleen communicatie die voorspelbaar is

Niet iedere e-mail hoort automatisch te vertrekken.

Facturen worden bijvoorbeeld bewust door een medewerker verzonden. Ook een voorstelherinnering en een bericht aan alle eventdeelnemers stuur je wanneer je team beslist dat ze nodig zijn.

Eguide neemt dus vooral de voorspelbare en terugkerende communicatie over. Persoonlijke, financiële of uitzonderlijke opvolging blijft onder controle van je medewerkers.