Hou afspraken en communicatie bij het juiste dossier
Noteer wat je team moet weten, deel praktische informatie met de betrokken gids en vind later terug welke berichten al werden verstuurd.
Laat belangrijke context niet in een persoonlijke mailbox verdwijnen
Een klant belt met een extra vraag. Een collega past de praktische planning aan. Een gids moet weten dat de groep aan een andere ingang wordt verwacht.
Wanneer zulke informatie alleen in een e-mail, chatgesprek of persoonlijke notitie staat, is ze moeilijk terug te vinden voor iemand die de boeking later overneemt.
In Eguide plaats je de relevante opmerking bij de boeking waarop ze betrekking heeft.
Zo ziet een collega meteen wat eerder werd besproken en hoeft de klant zijn verhaal niet opnieuw te vertellen.
De context blijft beschikbaar, ook wanneer een andere medewerker de verdere opvolging doet.
Kies per opmerking wie ze moet zien
Niet iedere notitie is voor iedereen bedoeld.
Een interne collega kan bijvoorbeeld vermelden dat een betaling nog moet worden gecontroleerd of dat een gevoelige klantvraag extra aandacht vraagt. Zulke informatie blijft binnen het team.
Andere opmerkingen zijn juist bedoeld voor de gids. Denk aan een gewijzigde ontmoetingsplaats, een praktische vraag of een update over de groep.
Bij iedere nieuwe opmerking kies je daarom of ze alleen voor je team bestemd is of ook met de toegewezen gidsen wordt gedeeld.
Zo hoef je praktische informatie niet opnieuw in een afzonderlijke mail te formuleren en vermijd je dat interne context per ongeluk wordt doorgestuurd.
Laat gidsen vanuit dezelfde context antwoorden
Een gids die een gedeelde opmerking ziet, kan daar zelf een vraag of update aan toevoegen.
Zijn antwoord verschijnt opnieuw bij dezelfde boeking. Dispatch hoeft de reactie dus niet uit een ander kanaal over te nemen of achteraf aan het juiste dossier te koppelen.
In de persoonlijke werkplek voor gidsen ziet de gids alleen de informatie die met hem mag worden gedeeld.
Bekijk hoe team en gids vanuit dezelfde boeking overleggen
We volgen een praktische wijziging van interne opmerking tot antwoord van de gids.
Zie welke communicatie al werd verstuurd
Wanneer een klant zegt dat hij geen bericht ontving, wil je niet eerst verschillende mailboxen moeten controleren.
Bij de betrokken boeking, klant of organisatie blijft ondersteunde verzonden communicatie terugvindbaar.
Je ziet naar wie het bericht werd gestuurd, wanneer dat gebeurde en of de verzending correct werd verwerkt.
Zo kan een collega sneller beoordelen of een bericht opnieuw moet worden gestuurd of dat eerst het e-mailadres moet worden nagekeken.
Neem een dossier over zonder opnieuw te beginnen
Ook bij vakantie, ziekte of een wissel van verantwoordelijke blijft de eerdere opvolging beschikbaar.
Een medewerker ziet welke opmerkingen werden toegevoegd en welke berichten al vertrokken. Daardoor kan hij verdergaan waar de vorige collega stopte.
De vaste inhoud van terugkerende berichten beheer je via de e-mailtemplates die je team opnieuw kan gebruiken.
Breng recente opmerkingen onder de aandacht
Een opmerking heeft weinig waarde wanneer niemand merkt dat ze werd toegevoegd.
Recente boekingsopmerkingen kunnen daarom ook verschijnen tussen de operationele activiteit en meldingen van je team.
Van daaruit open je meteen de betrokken boeking en lees je de volledige context.
Zo blijft een belangrijke update niet verborgen in een dossier dat iemand toevallig opnieuw moet openen.
Meer daarover lees je bij het overzicht van meldingen en recente gebeurtenissen.
Gebruik voor ieder soort informatie de juiste plaats
Een korte update of praktische vraag hoort bij de opmerkingen van de boeking.
Een taak die nog moet worden uitgevoerd, een uitgebreider intern verslag of een document voor overdracht vraagt een andere vorm van opvolging.
Daarvoor gebruik je de taken, notities en documenten bij de boeking.
Zo blijft de communicatie leesbaar en verdwijnt een concrete actie niet tussen gewone opmerkingen.
Hou klantfeedback afzonderlijk herkenbaar
Een interne opmerking over een klant is niet hetzelfde als feedback die de klant na de rondleiding zelf geeft.
Klantfeedback wordt daarom afzonderlijk verzameld en kan over meerdere boekingen, gidsen en rondleidingen worden bekeken.
Hoe je vragen opstelt en antwoorden verzamelt, lees je bij het verzamelen en exporteren van klantfeedback.
Gebruik de historiek voor dagelijkse opvolging
De opmerkingen en verzonden communicatie geven je team een bruikbaar beeld van wat rond een dossier gebeurde.
Ze vormen geen volledige wijzigingshistoriek waarin iedere oude en nieuwe waarde van ieder boekingsveld wordt bewaard.
Eguide helpt je dus om dagelijkse afstemming terug te vinden, maar wordt niet voorgesteld als een volledig compliance- of auditarchief.
Veelgestelde vragen over opmerkingen en communicatie
Praktische antwoorden over gedeelde context.
Ja. Bij iedere boekingsopmerking kies je of ze intern blijft of ook met de toegewezen gidsen wordt gedeeld.
De keuze wordt dus per opmerking gemaakt.
Ja. Bij de opmerkingen blijft zichtbaar wie ze heeft toegevoegd en wanneer dat gebeurde.
Zo kan je de context beter begrijpen en de juiste persoon aanspreken wanneer verdere uitleg nodig is.
Waar communicatie wordt bijgehouden, zie je gegevens zoals het onderwerp, de ontvanger, het verzendmoment en de verzendstatus.
Zo kan je controleren of een ondersteund bericht vanuit Eguide werd verstuurd.
Nee. De historiek helpt je om ondersteunde communicatie bij de juiste klant, organisatie of boeking terug te vinden.
Ze wordt niet voorgesteld als een volledige e-mailinbox voor alle inkomende en uitgaande gesprekken.
Nee. Opmerkingen, verzonden communicatie en bepaalde operationele acties hebben hun eigen gerichte historiek.
Eguide bewaart momenteel geen volledige wijzigingshistoriek met de oude en nieuwe waarde voor ieder afzonderlijk boekingsveld.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je team vandaag afspraken, vragen en verzonden communicatie bijhoudt.