Geef gidsen één plek voor alles wat hun werk vraagt
Nieuwe aanvragen beantwoorden, toekomstige opdrachten voorbereiden en persoonlijke gegevens bijhouden: iedere gids werkt vanuit een eigen beveiligde omgeving, zonder toegang tot je centrale beheer.
Laat gidsen beginnen bij wat vandaag aandacht vraagt
Een gids wil niet eerst door oude e-mails zoeken om te weten of er een nieuwe aanvraag klaarstaat of waar de volgende rondleiding begint.
In het Guide Portal ziet iedere gids een persoonlijk overzicht van nieuwe aanvragen, opdrachten voor vandaag en toekomstige boekingen.
Daardoor is meteen duidelijk waar nog een antwoord nodig is en welke opdrachten al bevestigd zijn.
Dispatch hoeft die informatie niet telkens opnieuw door te sturen. Wat in Eguide werd gepland, verschijnt ook in de persoonlijke werkplek van de betrokken gids.
Laat gidsen zelf op nieuwe aanvragen reageren
Wanneer dispatch een gids voor een groep benadert, verschijnt de aanvraag in het Guide Portal.
De gids ziet over welke rondleiding het gaat, wanneer ze plaatsvindt en welke groep begeleiding nodig heeft. Vervolgens kan hij de opdracht accepteren of weigeren.
Het antwoord komt rechtstreeks bij de boeking terecht. Je team hoeft een reactie uit een e-mail, bericht of telefoongesprek dus niet meer handmatig over te nemen.
Hoe dispatch kandidaten kiest en na een weigering verdergaat, lees je bij het versturen en vervangen van gidsaanvragen.
Hou oude opdrachten beschikbaar zonder verwarrende acties
Ook eerdere opdrachten en geweigerde aanvragen blijven voor de gids raadpleegbaar.
De knoppen die alleen tijdens de actieve opvolging nodig zijn, verdwijnen zodra een opdracht voorbij is. Zo kan de gids de historiek nog bekijken zonder per ongeluk opnieuw op een oude aanvraag te reageren.
Bekijk de werkplek vanuit het perspectief van een gids
We doorlopen een aanvraag, een toekomstige opdracht en de praktische voorbereiding.
Geef voor iedere opdracht de nodige praktische informatie mee
Na acceptatie blijft de opdracht beschikbaar in de persoonlijke planning van de gids.
Vanuit de details ziet hij onder meer de datum, het tijdstip, de duur, het aantal deelnemers, de taal en de afgesproken start- en eindlocatie.
Ook de relevante klant- en groepsinformatie blijft bij de opdracht staan. Zo hoeft dispatch niet voor iedere boeking nog een afzonderlijke briefing te maken met gegevens die al in Eguide beschikbaar zijn.
Verandert er later iets belangrijks, dan krijgt de gids daar een melding van en kan hij de aangepaste opdracht opnieuw openen.
Laat vragen bij de juiste boeking terechtkomen
Heeft een gids nog een praktische vraag of wil hij een update delen, dan kan hij een opmerking bij de boeking plaatsen.
Die opmerking verschijnt ook voor het interne team. Iedereen werkt daardoor vanuit dezelfde context en hoeft de vraag niet opnieuw aan de juiste boeking te koppelen.
Je bepaalt bij het toevoegen van opmerkingen welke informatie alleen voor het team bestemd is en wat ook met gidsen mag worden gedeeld. Meer daarover lees je bij het bewaren van opmerkingen en communicatie bij het juiste dossier.
Laat gidsen hun persoonlijke gegevens zelf actueel houden
Een gewijzigd telefoonnummer of rekeningnummer hoeft niet eerst via e-mail aan een medewerker te worden doorgegeven.
In het Guide Portal kan een gids de ondersteunde persoonlijke en administratieve gegevens bekijken en bijwerken. Dat kan onder meer gaan om contactgegevens, adresinformatie en financiële gegevens.
Welke informatie een gids zelf mag beheren, hangt af van de instellingen van je organisatie. Gegevens zoals toegestane werkgebieden en formele tourkwalificaties kunnen onder controle van dispatch blijven.
Het centrale profiel blijft beschikbaar in het gidsenbestand dat je interne team beheert.
Geef gidsen zicht op hun eigen meldingen
Een wijziging aan een opdracht hoeft niet alleen in de centrale boeking te staan.
Het Guide Portal bevat een persoonlijke meldingenfeed waarin wijzigingen aan de planning of opdracht verschijnen. Vanuit de melding opent de gids meteen de betrokken boeking.
Zo wordt duidelijk welke informatie nieuw is, zonder dat iedere wijziging een apart telefoongesprek vraagt.
Hou planning en beschikbaarheid in dezelfde omgeving
Naast opdrachten kan de persoonlijke werkplek ook worden gebruikt om beschikbaarheid bij te houden en bevestigde boekingen in een agenda te bekijken.
De gids kan zo vanuit dezelfde omgeving aangeven wanneer hij gewoonlijk werkt en waar uitzonderingen gelden.
Omdat beschikbaarheidsbeheer een eigen workflow heeft, wordt dat afzonderlijk uitgewerkt bij het beheren van werkuren, uitzonderingen en agenda’s.
Sluit de opdracht pas af wanneer ze werkelijk plaatsvond
Op de dag van de rondleiding kan een gids, wanneer de opdracht daarvoor in aanmerking komt, registreren of ze werd uitgevoerd of dat de klant niet kwam opdagen.
Die stap staat los van het eerder accepteren van de aanvraag. Eerst neemt de gids de opdracht aan; pas na afloop wordt vastgelegd wat er werkelijk gebeurde.
Meer daarover lees je bij het registreren van uitvoering en aanwezigheid.
Veelgestelde vragen over het Guide Portal
Praktische antwoorden over de persoonlijke gidsomgeving.
De gids ziet nieuwe aanvragen die nog een antwoord nodig hebben, opdrachten voor vandaag, toekomstige boekingen en eerdere opdrachten.
De getoonde informatie is beperkt tot de eigen opdrachten en persoonlijke gegevens
Ja. Nieuwe aanvragen kunnen vanuit het Guide Portal worden bekeken en beantwoord.
De reactie verschijnt rechtstreeks bij de betrokken boeking voor dispatch.
De gids ziet de relevante praktische informatie, zoals datum, tijd, rondleiding, duur, taal, groepsgrootte en locaties.
Ook ondersteunde klant-, deelnemers- en groepsinformatie kan bij de opdracht beschikbaar zijn.
De gids ziet de relevante praktische informatie, zoals datum, tijd, rondleiding, duur, taal, groepsgrootte en locaties.
Ook ondersteunde klant-, deelnemers- en groepsinformatie kan bij de opdracht beschikbaar zijn.
Ja. Een gids kan bij een opdracht een praktische vraag of update toevoegen.
De opmerking verschijnt ook voor bevoegde medewerkers in de centrale beheeromgeving.
Ja, voor de velden waarvoor je organisatie zelfbeheer toestaat.
Bepaalde informatie, zoals formele kwalificaties of toegestane werkgebieden, kan onder controle van dispatch blijven.
Nee. Het Guide Portal is de persoonlijke werkplek voor gidsen en andere betrokken uitvoerders.
Het is geen klantportaal en geeft klanten geen toegang tot boekingen of interne informatie.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag welke informatie en acties je gidsen in hun persoonlijke omgeving nodig hebben.