Laat gidsen zelf tonen wanneer ze doorgaans kunnen
Gidsen houden hun vaste werkuren, vrije dagen en uitzonderingen zelf actueel. Bevestigde opdrachten verschijnen in hun planning en kunnen automatisch met een externe agenda worden gesynchroniseerd.
Vertrek van een gewone werkweek
Niet iedere gids werkt volgens hetzelfde ritme.
De ene is iedere werkdag beschikbaar. Een andere gidst alleen in het weekend of combineert rondleidingen met een andere job. Sommige gidsen werken bovendien met verschillende momenten op dezelfde dag.
In Eguide kan iedere gids de eigen vaste werkuren per week bijhouden. Per dag kiest hij wanneer hij gewoonlijk beschikbaar is.
Ook een onderbroken werkdag is mogelijk. Een gids kan bijvoorbeeld ’s morgens en ’s avonds werken, maar de namiddag vrijhouden.
Deze uren vormen het vaste vertrekpunt. Ze hoeven dus niet voor iedere nieuwe week opnieuw te worden ingevoerd.
Pas alleen de dagen aan die van het gewone patroon afwijken
Een vaste werkweek zegt niet alles.
Een gids neemt vakantie, is op een bepaalde dag maar enkele uren beschikbaar of kan uitzonderlijk werken op een moment dat normaal gesloten staat.
Voor zulke situaties hoeft hij zijn volledige weekschema niet te wijzigen. Hij past alleen de betrokken datum aan.
Een dag kan volledig onbeschikbaar worden gemaakt of eigen begin- en einduren krijgen. Nadien kan ze opnieuw naar het gewone weekschema worden teruggezet.
Zo blijft het vaste patroon intact en ziet dispatch toch de meest recente uitzondering.
Bekijk uitzonderingen in een ruimer overzicht
In de jaarweergave ziet de gids welke dagen het gewone schema volgen, waar afwijkende uren gelden en wanneer hij niet beschikbaar is.
Daardoor worden vakantieperiodes en andere uitzonderingen zichtbaar zonder iedere week afzonderlijk te openen.
Voor een concretere planning kan de gids naar de weekweergave gaan, waarin beschikbare uren en bevestigde opdrachten naast elkaar staan.
Bekijk hoe een gids zijn planning actueel houdt
We stellen een gewone werkweek en enkele uitzonderingen in.
Zet beschikbaarheid en bevestigde opdrachten naast elkaar
Beschikbaarheid vertelt wanneer een gids doorgaans kan werken. De agenda toont welke opdrachten hij werkelijk heeft aangenomen.
In de weekweergave verschijnen bevestigde opdrachten binnen de uren waarop ze plaatsvinden. De gids ziet zo waar al een rondleiding gepland staat en welke delen van de week nog vrij lijken.
Vanuit een opdracht in de agenda kan hij verdergaan naar de praktische informatie over de boeking.
Die persoonlijke planning maakt deel uit van de eigen werkplek waarin gidsen ook aanvragen, meldingen en opdrachtinformatie bekijken.
Gebruik beschikbaarheid bij het zoeken naar een gids
Wanneer dispatch kandidaten voor een groep vergelijkt, kan de opgegeven beschikbaarheid als extra context worden meegenomen.
Dat helpt om minder snel iemand te benaderen die zichzelf voor het gekozen moment als onbeschikbaar heeft aangeduid.
De informatie wordt gecombineerd met onder meer de rondleiding, taal en het werkgebied binnen de matchingweergave voor een concrete groep.
Beschikbaarheid blijft daarbij een hulpmiddel. Eguide sluit een actieve gids niet automatisch uit en kiest ook niet zelfstandig wie de opdracht moet krijgen.
Neem opdrachten mee naar een vertrouwde agenda
Niet iedere gids wil dagelijks in Eguide kijken om te weten wanneer de volgende opdracht plaatsvindt.
Daarom kan een toekomstige opdracht afzonderlijk aan een externe agenda worden toegevoegd, zoals Google Calendar of Outlook.
Wie alle toekomstige opdrachten automatisch wil meenemen, kan een persoonlijk agenda-abonnement gebruiken. De actieve toekomstige opdrachten uit Eguide worden dan via een iCal-feed met de externe agenda gesynchroniseerd.
Zo hoeft de gids nieuwe bevestigde opdrachten niet telkens handmatig over te nemen.
Kies tussen één opdracht en automatische synchronisatie
Een afzonderlijke agenda-export is handig wanneer de gids alleen een specifieke opdracht wil toevoegen.
Het agenda-abonnement is bedoeld voor wie alle actieve toekomstige opdrachten automatisch in de eigen agenda wil zien.
De persoonlijke link hoort bij de betrokken gids en moet daarom niet met anderen worden gedeeld.
Hou beschikbaarheid en acceptatie uit elkaar
Een gids die volgens zijn werkuren beschikbaar is, heeft de concrete opdracht nog niet aangenomen.
Dispatch kiest eerst wie het wil benaderen. Daarna ontvangt de gids de aanvraag waarop hij kan accepteren of weigeren.
Omgekeerd kan dispatch een gids nog steeds benaderen wanneer de geregistreerde beschikbaarheid niet volledig overeenkomt. Er kan immers aanvullende informatie zijn die niet in het schema staat.
Ook een waarschuwing over een andere opdracht op dezelfde dag blokkeert de keuze niet automatisch. Het team beoordeelt zelf of beide opdrachten praktisch combineerbaar zijn.
Bekijk de bredere planning vanuit de beheeromgeving
De persoonlijke agenda toont de opdrachten van één gids.
Voor het overzicht over alle boekingen gebruikt je interne team de dag-, week- en maandkalender van de organisatie.
Na afloop registreert de gids afzonderlijk of een opdracht werkelijk werd uitgevoerd. Dat lees je verder bij het opvolgen van uitvoering en aanwezigheid.
Veelgestelde vragen over beschikbaarheid en agenda’s
Praktische antwoorden voor gidsen en dispatch.
Ja. Een gids kan per weekdag aangeven wanneer hij gewoonlijk beschikbaar is.
Ook meerdere afzonderlijke werkblokken op dezelfde dag zijn mogelijk.
Ja. Voor een specifieke datum kan de gids het gewone schema vervangen door volledige onbeschikbaarheid of aangepaste uren.
De datum kan later opnieuw naar het vaste weekschema worden teruggezet.
Ja. De opgegeven werkuren en uitzonderingen kunnen als context worden gebruikt tijdens de planning en het vergelijken van kandidaten.
Ze bepalen niet automatisch welke gids geselecteerd mag worden.
Ja. Bevestigde toekomstige opdrachten verschijnen in de persoonlijke planning van de gids.
Vanuit de agenda kan hij de bijbehorende opdrachtinformatie openen.
Ja. Een toekomstige opdracht kan afzonderlijk naar een externe agenda worden geëxporteerd.
De beschikbare snelkoppelingen en verwerking hangen mede af van de gebruikte agenda-app.
Ja. Iedere gids kan een persoonlijke iCal-feed gebruiken om actieve toekomstige opdrachten met een externe agenda te synchroniseren.
Deze feed bevat geen volledige historische boekingslijst.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe beschikbaarheid en agenda’s binnen jouw gidsenwerking kunnen worden georganiseerd.