Vergelijk gidsen vanuit de opdracht die je moet invullen

Begin bij de groep die nog begeleiding nodig heeft

Een lijst met alle gidsen vertelt je niet meteen wie je voor een concrete opdracht moet benaderen.

Je moet weten om welke rondleiding het gaat, in welke taal de groep begeleid wil worden, waar de activiteit plaatsvindt en wanneer ze gepland staat. Pas dan krijgen de gegevens uit een gidsprofiel betekenis.

In Eguide open je de gidsenmatching vanuit een groep waarvoor nog geen gids is toegewezen. De rondleiding, taal en boekingsdatum vormen daardoor meteen de context voor je keuze.

Bij een boeking met meerdere groepen zoek je voor iedere groep afzonderlijk. Zo kan iedere groep een eigen taal, deelnemersaantal en gids krijgen zonder de boeking op te splitsen.

Vergelijk informatie die voor deze opdracht verschil kan maken

Bij iedere kandidaat kan dispatch relevante profiel- en planningsinformatie bekijken.

Daaronder vallen onder meer de gekoppelde rondleiding, gevraagde taal, stad of werkgebied, opgegeven beschikbaarheid, contractcontext en voorkeuren voor bepaalde doelgroepen.

Ook eerdere acceptaties kunnen extra context geven. Ze tonen hoe eerdere aanvragen verliepen, maar vormen geen automatische beoordeling van de gids.

Zo hoeft een medewerker niet ieder profiel afzonderlijk te openen en alle informatie zelf naast elkaar te leggen.

Gebruik tourkennis als signaal, niet als absolute waarheid

De rondleidingen en talen die bij een gids geregistreerd staan, helpen je om sneller kandidaten te vergelijken.

Die gegevens beheer je via het kwalificatieoverzicht waarin je tourkennis en talen per gids vastlegt.

Toch kan er relevante kennis bestaan die nog niet volledig in het profiel werd opgenomen. Een gids kan bijvoorbeeld recent een opleiding hebben afgerond of uitzonderlijk kunnen inspringen voor een opdracht die nog niet aan het profiel is gekoppeld.

Daarom blijft dispatch vrij om ook zo’n gids te selecteren.

Behandel beschikbaarheid als informatie, niet als bevestiging

Een gids kan in de persoonlijke omgeving vaste werkuren, uitzonderingen en onbeschikbare momenten bijhouden.

Tijdens de matching helpt die informatie om te beoordelen wie op de gekozen datum waarschijnlijk inzetbaar is. Meer over het beheer daarvan lees je bij de beschikbaarheid en persoonlijke agenda van gidsen.

Beschikbaarheid betekent echter niet dat de gids de opdracht al heeft aangenomen. De gids moet de concrete aanvraag nog ontvangen en accepteren.

Omgekeerd vormt een geregistreerd onbeschikbaar moment geen absolute technische blokkade. Dispatch kan de gids nog steeds selecteren wanneer er aanvullende informatie of een praktische afspraak is die niet in de agenda staat.

Zie wanneer een gids die dag al een andere opdracht heeft

Wanneer een gids op dezelfde dag al aan een andere opdracht is gekoppeld, toont Eguide een waarschuwing met extra uitleg.

Die waarschuwing helpt je om mogelijke overlappingen of een onhaalbare verplaatsing op te merken voordat je een aanvraag verstuurt.

Ze blokkeert de selectie niet automatisch. Twee opdrachten op dezelfde dag kunnen soms perfect combineerbaar zijn, afhankelijk van de uren en locaties.

De uiteindelijke beoordeling blijft daarom bij de medewerker die de planning kent.

Hou matching en toewijzing als twee afzonderlijke stappen

Een gids selecteren betekent nog niet dat de opdracht definitief is ingevuld.

Tijdens de matching beslist dispatch wie het wil benaderen. Daarna wordt de concrete opdracht aan die gids aangeboden. Pas wanneer de gids accepteert, krijgt de toewijzing de bijbehorende bevestigde status.

Je kan de aanvraag versturen, de reactie opvolgen en bij een weigering een andere gids benaderen.

Dat onderscheid voorkomt dat een mogelijke kandidaat te vroeg als toegewezen wordt beschouwd.

Laat menselijke kennis meewegen

Niet iedere goede keuze kan volledig uit profielvelden worden afgeleid.

Een planner weet misschien dat een gids goed omgaat met een specifieke doelgroep, gemakkelijk twee locaties combineert of recent nieuwe ervaring heeft opgedaan.

Eguide brengt de beschikbare informatie samen, maar rangschikt kandidaten niet automatisch van beste naar slechtste en wijst niemand zelfstandig toe.

Zo ondersteunt het systeem de beslissing zonder de kennis en verantwoordelijkheid van je team te vervangen.

Bekijk de keuze binnen de rest van je planning

De matchingweergave helpt bij één concrete groep. Voor een breder beeld van de komende dagen en weken gebruik je de kalender met geplande boekingen.

Daar zie je wanneer verschillende boekingen plaatsvinden. Vanuit de concrete boeking ga je vervolgens verder naar de groep en de gidsenmatching.

Zo blijven algemene planning, kandidaatvergelijking en uiteindelijke toewijzing met elkaar verbonden, zonder dat ze tot één ondoorzichtige stap worden samengevoegd.