Herken terugkerende klanten meteen
Wanneer een klant opnieuw contact opneemt, vind je meteen terug wie hij is, wat hij eerder boekte en welke informatie al bekend is. Zo kan je sneller helpen zonder telkens dezelfde vragen te stellen.
Begin bij wat je al over de klant weet
Een klant belt opnieuw voor een rondleiding. Misschien boekte hij vorig jaar al eens met zijn familie of organiseerde hij eerder een activiteit voor een kleine groep.
Je wilt dan niet opnieuw vragen hoe zijn naam wordt gespeld, welk e-mailadres je mag gebruiken of in welke taal hij gecontacteerd wil worden.
In Eguide vind je de klant terug en vertrek je van de informatie die al bekend is. Zo verloopt het gesprek sneller en krijgt de klant niet het gevoel dat hij telkens opnieuw moet uitleggen wie hij is.
Ook voor collega’s maakt dat een verschil. De klant blijft herkenbaar, ongeacht wie de nieuwe aanvraag behandelt.
Gebruik bestaande gegevens opnieuw
Wanneer je een nieuwe boeking aanmaakt, kan je een bestaande klant selecteren.
De gegevens die al bekend zijn, worden opnieuw gebruikt. Je hoeft ze niet uit een vorige boeking te kopiëren of opnieuw aan de klant te vragen.
Staat de klant nog niet in Eguide, dan maak je het profiel aan terwijl je de boeking uitwerkt. Je hoeft de aanvraag daarvoor niet te onderbreken.
Zo groeit je klantenbestand mee met je dagelijkse werking, zonder dat klantenbeheer een afzonderlijke administratieve taak wordt.
Vermijd dubbele klanten
Een klant die via verschillende kanalen contact opneemt, wordt al snel meerdere keren aangemaakt.
Door eerst in het klantenbestand te zoeken, ziet je team sneller of de persoon al bestaat. Zo blijven eerdere boekingen, facturen en communicatie bij hetzelfde profiel samen.
Bekijk hoe je een terugkerende klant sneller helpt
We volgen één klant van een eerste boeking tot een nieuwe aanvraag.
Zie wat de klant eerder bij je boekte
Wanneer een klant verwijst naar een vorige rondleiding, hoef je niet te hopen dat hij de oude boekingsreferentie nog heeft.
Vanuit het klantprofiel zie je welke boekingen eerder aan hem werden gekoppeld. Je kan de betrokken boeking openen en de datum, rondleiding en gemaakte afspraken bekijken.
Zo krijgt een medewerker tijdens een telefoongesprek of e-mailwisseling snel de nodige context.
Misschien wil de klant dezelfde rondleiding opnieuw boeken. Misschien zoekt hij juist iets anders. In beide gevallen weet je beter vanwaar het gesprek vertrekt.
Hou particuliere klanten en organisaties uit elkaar
Een individuele klant boekt voor zichzelf, zijn familie of een eigen groep.
Bij een bedrijf, school of vereniging kunnen meerdere mensen betrokken zijn bij aanvragen, planning en facturatie. Daarom krijgen organisaties een eigen manier van opvolgen.
Meer daarover lees je bij het beheren van organisaties met meerdere contactpersonen.
Communiceer in de taal van de klant
Een klant die eerder in het Frans werd geholpen, verwacht niet plots een Nederlandstalige bevestiging.
Daarom kan de voorkeurstaal bij de klant worden bewaard. Automatische berichten gebruiken die taal wanneer de passende versie van het e-mailtemplate beschikbaar is.
Zo hoeft een medewerker niet bij iedere boeking opnieuw te controleren welke taal gebruikt moet worden.
Hoe je talen centraal beheert voor klanten, aanbod en communicatie lees je bij het meertalige beheer binnen Eguide.
Zie welke berichten al werden verstuurd
Wanneer een klant zegt dat hij geen bevestiging ontving, wil je snel kunnen nagaan wat er al is verzonden.
Bij het klantprofiel blijft zichtbaar welke ondersteunde e-mails naar de klant werden gestuurd en wanneer dat gebeurde.
Je hoeft daarvoor niet door een algemene mailbox te zoeken of aan verschillende collega’s te vragen wie het bericht heeft verstuurd.
De inhoud van terugkerende berichten beheer je via de herbruikbare e-mailtemplates in Eguide.
Hou ook de financiële opvolging in beeld
Vanuit hetzelfde klantprofiel zie je welke facturen bij de klant horen en of er nog een bedrag openstaat.
Dat helpt wanneer een klant vragen stelt over een factuur of wanneer je vóór een nieuwe boeking wilt weten of eerdere betalingen volledig werden afgerond.
De facturatie zelf blijft een bewuste stap. Meer daarover lees je bij het aanmaken van voorschotten en facturen vanuit een boeking.
Bewaar historiek zonder iedere klant actief te houden
Een klant die je niet langer in de gewone selectie wilt zien, kan inactief worden gemaakt.
De eerdere boekingen, facturen en communicatie blijven behouden. Zo verlies je geen historiek, maar blijft je actieve klantenbestand overzichtelijk.
Veelgestelde vragen over individuele klanten
Praktische antwoorden over terugkerende klanten.
Ja. Tijdens het aanmaken van een boeking kan je een bestaande klant terugvinden en selecteren.
De bekende gegevens worden opnieuw gebruikt, zodat je ze niet opnieuw hoeft in te voeren.
Ja. Staat de klant nog niet in Eguide, dan maak je het profiel aan zonder de boeking te verlaten.
Daarna werk je meteen verder met dezelfde aanvraag.
Ja. Vanuit het klantprofiel zie je welke boekingen eerder aan die persoon werden gekoppeld.
Je kan iedere boeking openen om de volledige context te bekijken.
Ja. De gekoppelde facturen en hun betaalstatus blijven bij de klant zichtbaar.
Zo merkt je team sneller wanneer nog financiële opvolging nodig is.
Ja. Ondersteunde verzonden communicatie blijft bij de klant beschikbaar.
Je ziet daardoor snel of een bevestiging of ander bericht al werd verstuurd.
Nee. Deze feature is bedoeld voor het interne klantenbeheer door je eigen team.
Een klantomgeving met persoonlijke login en selfservicehistoriek maakt hier geen deel van uit.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je terugkerende klanten vandaag opvolgt.