Hou iedereen rond dezelfde organisatie op één lijn
Bewaar een organisatie één keer en koppel er de juiste contactpersonen aan. Zo weet je bij iedere boeking wie de afspraken opvolgt en wie de factuur moet ontvangen.
Hou een organisatie samen, ook wanneer verschillende mensen betrokken zijn
Een school vraagt een rondleiding aan via de leerkracht die meegaat. De administratie bezorgt later de facturatiegegevens en een andere collega neemt de praktische planning over.
Wanneer je al die personen als losse klanten bewaart, raakt de gezamenlijke context snel verspreid. Collega’s moeten dan zelf uitzoeken welke boekingen, facturen en contacten bij dezelfde organisatie horen.
In Eguide maak je één organisatieprofiel aan en koppel je daar meerdere contactpersonen aan.
Zo blijft de organisatie herkenbaar, terwijl je toch met de juiste persoon communiceert over de juiste boeking.
Kies per boeking de juiste contactpersoon
Niet iedere boeking van dezelfde organisatie wordt door dezelfde persoon geregeld.
Een bedrijf kan de ene keer boeken via HR en de volgende keer via een teamverantwoordelijke. Een school kan voor iedere klas of uitstap een andere leerkracht als aanspreekpunt hebben.
Bij een nieuwe boeking selecteer je daarom de contactpersoon die voor die concrete aanvraag verantwoordelijk is.
De organisatiegegevens blijven dezelfde, maar je team weet precies wie het over de datum, groepen en praktische afspraken moet aanspreken.
Voeg nieuwe contacten toe wanneer de samenwerking groeit
Komt er een nieuwe medewerker bij, dan voeg je die toe aan de bestaande organisatie.
Je hoeft geen tweede organisatieprofiel te maken of oude boekingen te verplaatsen. De nieuwe persoon wordt gewoon beschikbaar voor toekomstige aanvragen.
Particulieren die niet namens een organisatie boeken, beheer je afzonderlijk via het klantenbestand voor individuele klanten.
Bekijk hoe één organisatie met meerdere contacten overzichtelijk blijft
We volgen één organisatie van aanvraag tot facturatie.
Stuur praktische informatie en facturen naar de juiste persoon
Degene die de rondleiding boekt, is niet noodzakelijk degene die de factuur verwerkt.
Daarom kan je voor de facturatie een afzonderlijke contactpersoon of een apart e-mailadres gebruiken. De praktische communicatie blijft intussen naar het gewone aanspreekpunt gaan.
Zo hoeft een leerkracht geen facturen door te sturen naar de boekhouding en ontvangt de financiële dienst geen berichten over ontmoetingsplaatsen of groepsindelingen.
De terugkerende berichten zelf kan je voorbereiden via herbruikbare e-mailtemplates met gegevens uit de boeking en organisatie.
Gebruik de juiste bedrijfsgegevens opnieuw
Bij het organisatieprofiel bewaar je de gegevens die voor zakelijke boekingen en facturen nodig zijn, zoals de officiële naam, het btw-nummer en het facturatieadres.
Bij een volgende boeking vertrek je opnieuw van die gegevens. Je hoeft ze niet telkens uit een oude factuur of e-mail over te nemen.
Ook interne gegevens voor elektronische facturatie kunnen bij de organisatie worden bewaard wanneer je werking die gebruikt. Ze zijn bedoeld voor je eigen administratie en vormen geen klantportaal.
Bekijk de volledige samenwerking vanuit dezelfde organisatie
Vanuit het organisatieprofiel zie je welke boekingen en facturen eraan gekoppeld zijn.
Wanneer een contactpersoon belt met een vraag, vindt je team daardoor sneller terug welke activiteiten eerder werden geboekt en welke facturen nog relevant zijn.
Ook ondersteunde verzonden communicatie blijft bij de organisatie terugvindbaar. Collega’s hoeven dus niet in verschillende mailboxen te zoeken om te controleren wat al werd verstuurd.
Hou historische facturen correct
Wanneer het adres of btw-nummer van een organisatie later verandert, worden bestaande facturen niet stilzwijgend aangepast.
Een oude factuur blijft de gegevens tonen waarmee ze oorspronkelijk werd aangemaakt. Nieuwe facturen kunnen de bijgewerkte organisatiegegevens gebruiken.
Zo blijft je financiële historiek betrouwbaar en wordt een wijziging voor de toekomst niet ten onrechte toegepast op documenten uit het verleden.
Hoe je facturen op het juiste moment aanmaakt, lees je bij het werken met voorschotten, saldofacturen en andere facturen.
Hergebruik organisaties zonder je actieve bestand te vervuilen
Een organisatie waarmee je tijdelijk niet meer werkt, hoeft niet volledig te worden verwijderd.
Je kan ze inactief maken, zodat ze niet langer tussen de gewone actieve keuzes verschijnt. De eerdere boekingen, facturen en contacten blijven wel bewaard.
Komt de organisatie later terug, dan kan je vanuit de bestaande historiek verderwerken in plaats van opnieuw te beginnen.
Hou zakelijke klanten en partners herkenbaar verschillend
Niet iedere organisatie is automatisch een reseller of boekingspartner.
Een gewone zakelijke klant boekt voor de eigen medewerkers, leerlingen of gasten. Een reseller verkoopt of boekt aanbod namens klanten en vraagt een andere commerciële opvolging.
Daarom krijgt het werken met resellers en partnerboekingen een afzonderlijke workflow.
Veelgestelde vragen over organisaties en contactpersonen
Praktische antwoorden over zakelijke klanten.
Ja. Je kan meerdere personen aan dezelfde organisatie koppelen.
Bij iedere boeking selecteer je de contactpersoon die voor die concrete aanvraag verantwoordelijk is.
Ja. Je kan een afzonderlijk facturatiecontact of facturatie-e-mailadres gebruiken.
De praktische communicatie kan daardoor naar een andere persoon gaan dan de factuur.
Je kan onder meer de officiële organisatienaam, het btw-nummer, contactgegevens, adres en facturatiegegevens bewaren.
Ook ondersteunde interne gegevens voor elektronische facturatie kunnen aan het profiel worden toegevoegd.
Ja. Vanuit het organisatieprofiel kan je de gekoppelde boekingen bekijken en openen.
Zo blijft de historiek samen, ook wanneer verschillende contactpersonen de aanvragen deden.
Nee. Een bestaande factuur behoudt de gegevens waarmee ze oorspronkelijk werd aangemaakt.
De bijgewerkte organisatiegegevens kunnen wel voor nieuwe facturen worden gebruikt.
Ja. Een inactieve organisatie verdwijnt uit de gewone actieve selectie, terwijl de eerdere contacten, boekingen en facturen behouden blijven.
Het profiel kan later opnieuw worden gebruikt wanneer de samenwerking wordt hervat.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je zakelijke klanten en hun contactpersonen vandaag opvolgt.