Laat Eguide werken zoals je organisatie werkt
Leg je gewone afspraken één keer vast. Zo vertrekt je team bij nieuwe rondleidingen, boekingen en facturen meteen van de juiste gegevens, zonder telkens opnieuw dezelfde keuzes te maken.
Begin niet bij iedere boeking opnieuw
Iedere organisatie heeft haar eigen gewone manier van werken.
Je gebruikt vaste bedrijfsgegevens op facturen. Je verwacht dat gidsen binnen een bepaalde termijn antwoorden. Je hanteert een gebruikelijke betaalwijze en misschien ook een vaste servicekost.
Wanneer medewerkers zulke keuzes bij iedere nieuwe boeking opnieuw moeten maken, kost dat tijd en ontstaan er verschillen.
In Eguide leg je de gewone afspraken van je organisatie één keer vast.
Nieuwe rondleidingen, events, boekingen en documenten vertrekken daarna vanuit die basis. Zo werkt je team sneller en blijft de dagelijkse opvolging consistenter.
Gebruik overal dezelfde bedrijfsgegevens
Je organisatienaam, adres, btw-nummer en bankgegevens keren op verschillende plaatsen terug.
Denk aan facturen, betaalinformatie en andere documenten voor klanten en partners.
Door deze gegevens centraal te bewaren, hoeft je team ze niet telkens opnieuw in te voeren of uit een oud document te kopiëren.
Een wijziging voor toekomstige documenten pas je bovendien op één plaats aan.
Zo verklein je de kans op oude rekeningnummers, verschillende schrijfwijzen of onvolledige facturatiegegevens.
Laat je communicatie herkenbaar vertrekken
Ook je logo, contactgegevens en website-informatie kunnen deel uitmaken van de vaste identiteit van je organisatie.
Daardoor sluit de communicatie vanuit Eguide beter aan bij de naam en uitstraling die klanten al kennen.
De inhoud van terugkerende berichten beheer je afzonderlijk via de herbruikbare e-mailtemplates voor je klantcommunicatie.
Bekijk hoe Eguide zich aan je werking aanpast
Tijdens een demo vertalen we je dagelijkse afspraken naar een duidelijke basis voor je team.
Leg je gewone werkafspraken vooraf vast
Veel keuzes keren bij bijna iedere aanvraag terug.
Hoe ver vooraf moet een klant boeken? Hoelang blijft een voorstel geldig? Binnen welke termijn verwacht je antwoord van een gids? Welke taal of betaalwijze gebruik je gewoonlijk?
Je kan zulke afspraken als standaard gebruiken.
Daardoor krijgt een medewerker bij een nieuw dossier meteen een bruikbaar vertrekpunt. Hij hoeft de werkwijze van de organisatie niet uit het hoofd te kennen of telkens aan een collega te vragen.
Ook nieuwe teamleden vinden sneller hun weg, omdat de gewone afspraken al in Eguide zijn verwerkt.
Vermijd verschillen tussen medewerkers
Zonder gedeelde basis kan de ene collega een voorstel veel langer openhouden dan de andere. Of worden vergelijkbare boekingen met verschillende servicekosten of betaalafspraken voorbereid.
Standaardkeuzes helpen om klanten consequenter te behandelen.
Je team behoudt daarbij voldoende ruimte om een uitzonderlijke aanvraag anders aan te pakken wanneer dat nodig is.
Hou ruimte voor uitzonderingen
Een standaard is een vertrekpunt, geen verplicht keurslijf.
Een bijzondere rondleiding kan een andere servicekost hebben. Een event kan andere betaalafspraken vragen. Voor een specifieke klant wil je misschien afwijken van de gewone termijn.
Daarom kunnen relevante keuzes later nog worden aangepast waar de concrete situatie dat vraagt.
Zo combineer je snelheid voor het gewone werk met flexibiliteit voor uitzonderingen.
Hoe je de prijzen en afspraken van een specifieke rondleiding verder uitwerkt, lees je bij het beheren van je privérondleidingen en activiteiten.
Start je facturatie met de juiste basis
Ook de nummering en vaste bedrijfsinformatie voor facturen kunnen vooraf worden voorbereid.
Wanneer je team later een factuur of voorschot maakt, vertrekt het document daardoor van de afgesproken administratieve basis.
Het moment, bedrag en de ontvanger blijven een bewuste keuze van de medewerker. Meer daarover lees je bij het gecontroleerd maken van facturen en voorschotten.
Deel gevoelige informatie alleen wanneer ze nodig is
Sommige operationele documenten of exports kunnen persoonlijke identificatiegegevens van gidsen bevatten.
Je organisatie kan bepalen of zulke gevoelige informatie daarin zichtbaar mag zijn.
Zo kan je documenten bruikbaar houden voor de mensen die ermee moeten werken, zonder persoonlijke gegevens automatisch overal mee te nemen.
Wie deze organisatiebrede keuzes mag aanpassen, bepaal je via de toegang en verantwoordelijkheden van je teamleden.
Hou zicht op belangrijke verbindingen
Wanneer je online betalingen of elektronische facturatie gebruikt, wil je weten of de benodigde verbinding klaar is voor gebruik.
Binnen Eguide kan je de relevante status bekijken en de gegevens van je eigen organisatie beheren.
Je team hoeft daardoor niet te gokken of een betaal- of facturatiestap al correct werd voorbereid.
Tijdens een demo bekijken we welke instellingen voor jouw werking werkelijk belangrijk zijn. Je hoeft dus niet vooraf alle mogelijke keuzes te kennen of zelf een technisch configuratieplan op te stellen.
Veelgestelde vragen over organisatie-instellingen
Praktische antwoorden over je vaste werkwijze in Eguide.
Je kan onder meer vaste bedrijfs-, contact-, facturatie- en bankgegevens van je organisatie bewaren.
Deze informatie kan daarna worden gebruikt waar ze binnen Eguide nodig is.
Ja. Je kan verschillende gewone afspraken als vertrekpunt gebruiken, zoals termijnen, betaalkeuzes, communicatievoorkeuren en feedbackopvolging.
Daardoor hoeft je team deze keuzes niet bij ieder nieuw dossier opnieuw te maken.
Ja. Waar dat wordt ondersteund, kan een standaardkeuze voor een specifieke rondleiding, event of boeking worden aangepast.
De gewone werkwijze blijft dus beschikbaar zonder uitzonderingen onmogelijk te maken.
Ja. Je kan afzonderlijke gewone servicekosten gebruiken voor rondleidingen en events.
Voor specifiek aanbod kan daarvan worden afgeweken wanneer je prijsafspraken dat vragen.
Ja. Je organisatie kan voor ondersteunde documenten en exports bepalen of bepaalde gevoelige identificatiegegevens worden opgenomen.
Zo behoud je meer controle over waar persoonlijke informatie zichtbaar wordt.
Nee. Tijdens de inrichting en demo kan je vertrekken van de manier waarop je organisatie vandaag werkt.
Van daaruit wordt duidelijk welke keuzes relevant zijn en welke onderdelen je niet nodig hebt.
Staat je vraag er niet tussen? Plan een demo. We bekijken samen hoe je organisatie vandaag werkt en tonen hoe Eguide daarop kan worden afgestemd.