Maak van uitgevoerde opdrachten een duidelijke betaalvoorbereiding
Gebruik de afspraken van iedere gids om vergoedingen, extra uren, no-shows en transport te berekenen. Controleer uitzonderingen en exporteer daarna de bedragen die klaarstaan voor uitbetaling.
Stop met iedere opdracht opnieuw uit te rekenen
Na een drukke maand moet iemand vaak opnieuw verzamelen welke gidsen hebben gewerkt, hoeveel uren iedere opdracht duurde en welke vergoeding daarbij hoort.
Daar komen mogelijk nog transportkosten, no-shows en uitzonderlijke afspraken bovenop.
Eguide vertrekt vanuit de opdrachten die werkelijk als uitgevoerd of no-show werden geregistreerd. De afspraken uit het gidsprofiel worden gebruikt om de verschuldigde vergoeding voor te bereiden.
Zo blijft het financiële overzicht verbonden met wat er operationeel werkelijk gebeurde.
De registratie waarop de berekening steunt, gebeurt via het afsluiten van uitgevoerde opdrachten en no-shows.
Leg afspraken één keer vast
Niet iedere gids werkt onder dezelfde voorwaarden.
De ene ontvangt een vast bedrag per rondleiding. Een andere wordt per uur betaald. Ook afspraken over een eerste uur, bijkomende uren, minimum- of maximumduur en no-shows kunnen verschillen.
Je legt die voorwaarden centraal vast en koppelt ze aan de juiste gids. Nieuwe opdrachten gebruiken daarna automatisch de geldende afspraken.
De administratieve en financiële gegevens van de gids blijven onderdeel van het centrale gidsprofiel.
Gebruik afwijkende afspraken voor bepaald aanbod
Sommige rondleidingen of events vragen een andere vergoeding dan je gewone aanbod.
Voor zo’n activiteit kan je specifieke regels instellen die bepaalde standaardafspraken vervangen. Wat niet wordt aangepast, blijft gewoon op de algemene afspraken van de gids steunen.
Zo hoef je voor een uitzonderlijk aanbod geen volledig nieuwe berekening naast Eguide bij te houden.
Bekijk hoe een uitgevoerde opdracht een vergoeding wordt
We volgen één opdracht van uitvoering tot betaalexport.
Neem duur, no-shows en transport correct mee
De geplande duur van de boeking vormt het vertrekpunt voor de vergoeding.
Wanneer de werkelijke afspraak daarvan afwijkt, kan dispatch de duur aanpassen voordat de vergoeding verder wordt verwerkt.
Ook no-shows kunnen volgens afzonderlijke afspraken worden vergoed. Zo wordt een gids die op de afgesproken plaats aanwezig was niet automatisch hetzelfde behandeld als een opdracht die vooraf werd geannuleerd.
Bereken ook de afgesproken verplaatsing
Wanneer transportvergoeding van toepassing is, kan Eguide de route gebruiken van het thuisadres van de gids naar het startpunt en van het eindpunt terug naar huis.
De vergoeding wordt berekend volgens het ingestelde auto- of fietstarief en verschijnt naast de vergoeding voor de opdracht.
Daardoor hoeft iemand niet na iedere rondleiding opnieuw afstanden en kilometerbedragen in een apart bestand te verzamelen.
Corrigeer uitzonderingen voordat je uitbetaalt
Een automatische berekening kan een goede basis geven, maar niet iedere opdracht verloopt exact volgens het gewone patroon.
Een rondleiding duurde langer, het afgesproken transport veranderde of er werd een uitzonderlijke vergoeding beloofd.
Een bevoegde medewerker kan daarom de vergoeding of transportvergoeding voor één concrete opdracht aanpassen.
Zo hoef je de algemene afspraken van de gids niet te wijzigen om één uitzondering correct te verwerken.
Laat gidsen hun eigen overzicht raadplegen
Gidsen kunnen in hun persoonlijke omgeving een overzicht van hun verdiensten bekijken.
Ze kiezen een jaar en maand en zien onder meer uitgevoerde opdrachten, no-shows, andere geregistreerde prestaties, vergoedingen en transport.
De details blijven gekoppeld aan de boekingsreferentie, zodat een bedrag niet als een onverklaarbaar maandtotaal verschijnt.
Vanuit de persoonlijke werkplek voor gidsen kunnen ze dat overzicht ook exporteren voor hun eigen administratie.
Bereid de uitbetaling voor zonder ze automatisch uit te voeren
Voor een gekozen maand of periode kan je een betaalexport maken met de verschuldigde bedragen en beschikbare bankgegevens, zoals IBAN en BIC.
Dat bestand helpt je organisatie om de uitbetalingen verder te verwerken in de eigen bank- of administratieve omgeving.
Eguide voert de overschrijvingen zelf niet uit. De organisatie blijft verantwoordelijk voor de controle en de uiteindelijke betaling.
Ondersteun ook de fiscale voorbereiding
Voor toepasselijke Belgische gidsen kan Eguide een XML-bestand voor fiche 281.50 en Belcotax voorbereiden.
Niet iedere gids hoort automatisch in die export. Profielen waarvoor de fiche niet van toepassing is, zoals bepaalde gidsen die via een eigen onderneming werken, moeten worden uitgesloten. Buitenlandse gidsen worden afzonderlijk behandeld.
Je organisatie controleert de persoonsgegevens, bedragen en het XML-bestand altijd vóór indiening.
Voor bredere exports van boekingen, klanten, facturen en andere operationele gegevens ga je verder naar de afzonderlijke exportmogelijkheden binnen Eguide.
Veelgestelde vragen over gidsvergoedingen
Praktische antwoorden over berekening en uitbetaling.
De vergoeding steunt op opdrachten die als uitgevoerd of no-show werden geregistreerd.
Een opdracht die alleen gepland of geaccepteerd is, wordt nog niet als definitief uitgevoerde prestatie behandeld.
Ja. Iedere gids kan eigen contract- en vergoedingsafspraken hebben.
Die afspraken kunnen onder meer betrekking hebben op vaste bedragen, uurtarieven, bijkomende uren, minimum- of maximumduur, no-shows en transport.
Ja. Voor een rondleiding of event kunnen specifieke vergoedingsregels worden gebruikt.
Alle afspraken die niet worden overschreven, blijven terugvallen op de gewone voorwaarden van de gids.
Ja. Een bevoegde medewerker kan de gidsvergoeding of transportvergoeding voor een afzonderlijke opdracht corrigeren.
De algemene afspraken van de gids hoeven daarvoor niet te worden gewijzigd.
Nee. Eguide berekent de verschuldigde bedragen en kan een betaalexport met beschikbare bankgegevens voorbereiden.
Je organisatie controleert het bestand en voert de uiteindelijke betalingen zelf uit.
Ja. Voor toepasselijke Belgische gidsen kan Eguide een XML-bestand voor fiche 281.50 voorbereiden.
Je organisatie moet controleren welke gidsen in aanmerking komen en de persoonsgegevens, bedragen en export vóór indiening handmatig nakijken.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. We bekijken graag hoe je gidsvergoedingen en uitbetalingen vandaag voorbereidt.