Neem je gegevens mee zonder alles opnieuw samen te stellen
Zet de informatie uit je dagelijkse werking klaar voor overleg, boekhouding, uitbetaling of verdere analyse. Je vertrekt vanuit de gegevens die al in Eguide staan.
Stop met dezelfde administratie twee keer te doen
De informatie die je nodig hebt, staat vaak al in Eguide.
Je team beheert er boekingen, klanten, organisaties, voorstellen, facturen, gidsen en feedback. Toch worden voor een overleg of administratieve opvolging vaak opnieuw losse lijsten gemaakt.
Gegevens worden uit verschillende schermen gekopieerd, in een nieuw bestand samengebracht en daarna nog eens gecontroleerd.
Met de exportmogelijkheden neem je de bestaande informatie rechtstreeks mee.
Zo besteed je minder tijd aan het opnieuw verzamelen van gegevens en meer tijd aan de reden waarom je ze nodig hebt.
Neem alleen mee wat voor je vraag relevant is
Niet ieder overleg of iedere controle heeft de volledige administratie nodig.
Misschien wil je alleen de boekingen van een bepaalde periode bekijken. Of alleen de voorstellen waarop nog geen antwoord kwam. Voor een collega heb je mogelijk enkel de klanten of organisaties binnen een bepaalde selectie nodig.
Je maakt eerst het relevante overzicht in Eguide en neemt vervolgens die informatie mee.
Zo krijg je een bruikbaar bestand in plaats van een grote lijst waarin iemand achteraf opnieuw moet zoeken.
Bereid een overleg sneller voor
Voor een team- of managementoverleg kan je de relevante boekingen, voorstellen of feedback verzamelen zonder ieder dossier afzonderlijk te openen.
Het bestand vormt een praktisch vertrekpunt voor verdere bespreking.
Wil je de resultaten eerst rechtstreeks binnen Eguide bekijken, dan gebruik je de operationele en financiële rapporten.
Zie welke administratie je niet langer dubbel hoeft te doen
We tonen hoe Eguide gegevens klaarzet voor overleg, uitbetaling en boekhouding.
Geef je boekhouder of financiële collega een duidelijk vertrekpunt
Wanneer iemand financiële informatie nodig heeft, wil je niet telkens opnieuw uitleggen welke boekingen en documenten bij elkaar horen.
Vanuit Eguide kan je factuurgegevens meenemen voor verdere verwerking of controle.
Je kan ook de afzonderlijke factuurdocumenten verzamelen wanneer die buiten Eguide moeten worden bewaard of gedeeld.
Zo hoeft je financiële collega niet alle documenten één voor één uit verschillende dossiers te downloaden.
Hou de bron herkenbaar
De export neemt informatie uit Eguide mee, maar verandert de oorspronkelijke dossiers niet.
Je boekingen, klanten en facturen blijven in Eguide beschikbaar als de plaats waar je team de dagelijkse werking opvolgt.
Het bestand is bedoeld om met die informatie verder te werken, niet om een tweede administratie naast Eguide te creëren.
Hoe facturen eerst worden opgesteld en gecontroleerd, lees je bij het aanmaken van facturen en voorschotten.
Bereid gidsuitbetalingen voor vanuit uitgevoerde opdrachten
Aan het einde van een periode wil je weten welke gidsen recht hebben op welke vergoeding.
Eguide brengt de geregistreerde opdrachten, berekende vergoedingen, transportkosten en beschikbare betaalgegevens samen.
Je kan die informatie meenemen als vertrekpunt voor de verdere uitbetaling.
Daardoor hoef je niet opnieuw alle gidsen, opdrachten en bedragen uit verschillende boekingen te verzamelen.
Hoe de vergoedingen eerst worden berekend en gecontroleerd, lees je bij het berekenen van gidsvergoedingen en voorbereiden van uitbetalingen.
Geef gidsen ook hun eigen overzicht
Gidsen kunnen hun eigen verdiensten voor een gekozen periode bekijken en meenemen voor hun administratie.
Zo hebben zij meer inzicht in de opdrachten en bedragen waarop hun vergoeding is gebaseerd.
Je interne team behoudt intussen het gezamenlijke overzicht over alle gidsen en uitbetalingen.
Maak fiscale opvolging beter voorbereid
Voor Belgische gidsen kan naast de gewone financiële opvolging ook een bestand voor de voorbereiding van Belcotax worden aangemaakt.
Eguide gebruikt daarvoor de gegevens en bedragen die binnen de werking werden geregistreerd.
Je organisatie controleert altijd zelf welke gidsen in aanmerking komen en of de informatie volledig en correct is voordat ze wordt ingediend.
Zo begint de fiscale voorbereiding niet bij een leeg bestand, maar blijft de menselijke controle wel behouden.
Deel feedback zonder antwoorden opnieuw over te nemen
Ook verzamelde klantfeedback kan worden meegenomen voor een evaluatie, teamoverleg of verdere analyse.
Je kiest welke reacties je nodig hebt en neemt ze samen mee.
Daardoor hoef je antwoorden niet uit afzonderlijke boekingen of e-mails te kopiëren.
Hoe klanten worden uitgenodigd en reacties in Eguide samenkomen, lees je bij het verzamelen en opvolgen van klantfeedback.
Hou gevoelige informatie bij de juiste mensen
Niet iedere medewerker hoeft financiële, persoonlijke of fiscale gegevens te kunnen exporteren.
Je bepaalt daarom welke teamleden toegang krijgen tot de onderdelen en handelingen die bij hun verantwoordelijkheid horen.
Zo kan iemand boekingen opvolgen zonder automatisch toegang te krijgen tot gevoelige financiële informatie.
Meer daarover lees je bij het verdelen van toegang binnen je team.
Veelgestelde vragen over exports
Praktische antwoorden over gegevens meenemen uit Eguide.
Je kan onder meer gegevens rond boekingen, voorstellen, klanten, organisaties, gidsen, facturen en feedback exporteren.
De beschikbare informatie hangt af van het overzicht waarin je werkt en je toegangsrechten.
Ja. Voor verschillende overzichten kan je eerst de relevante selectie maken.
Daardoor hoef je niet altijd alle beschikbare gegevens mee te nemen.
Ja. Voor verschillende overzichten kan je eerst de relevante selectie maken.
Daardoor hoef je niet altijd alle beschikbare gegevens mee te nemen.
Ja. Naast een overzicht van factuurgegevens kunnen geselecteerde factuurdocumenten samen worden gedownload.
Zo hoef je ze niet noodzakelijk één voor één te openen en op te slaan.
Ja. Je kan een overzicht maken met de beschikbare betaalgegevens en berekende bedragen van gidsen.
De uiteindelijke controle en betaling gebeuren door je eigen organisatie.
Ja. Voor toepasselijke Belgische gidsen kan een afzonderlijk Belcotaxbestand worden voorbereid.
Je organisatie moet vóór indiening zelf controleren welke gidsen erin horen en of alle gegevens en bedragen correct zijn.
Nee. De exports helpen om informatie vanuit Eguide verder te controleren of verwerken.
Ze vervangen geen volwaardig boekhoudpakket en dienen financiële of fiscale aangiftes niet zelfstandig in.
Staat je vraag er niet tussen? Neem contact met ons op. Tijdens een demo bekijken we welke informatie jouw team vandaag handmatig samenbrengt en hoe Eguide die voorbereiding kan vereenvoudigen.